Frederike Kasten im Interview · Hanse Mondial

Frederike Kasten ist selbstständige Eventmanagerin aus Hamburg und begleitet Corporate Events und Großveranstaltungen für Unternehmen, von der ersten Idee über die detaillierte Planung bis hin zur Umsetzung vor Ort. Zu ihren Projekten gehört unter anderem die jährliche Mitarbeiterfeier von JYSK, bei der rund 2.500 Mitarbeitende aus ganz Deutschland zusammenkommen. Gemeinsam mit ihrer Kollegin Jessica Kaan verantwortet sie die gesamte Organisation und Durchführung der Veranstaltung. Für die Buslogistik und den reibungslosen Transfer der Gäste setzt sie dabei bereits zum wiederholten Mal auf die Zusammenarbeit mit Hanse Mondial.

Foto oben: Fastlanes

Bei einer Veranstaltung dieser Größenordnung beginnt die Planung lange vor dem eigentlichen Event. Denn neben Programm, Location und Catering spielt auch die An- und Abreise der Gäste eine wichtige Rolle: Wie kommen 2.500 Menschen zuverlässig von ihren Hotels zur Veranstaltung und nachts wieder zurück?

Im Interview gibt Frederike Einblicke in die Herausforderungen bei der Organisation von Großveranstaltungen, erklärt, warum die Buslogistik frühzeitig in die Planung einbezogen werden sollte, und verrät, worauf es bei der Zusammenarbeit mit einem Logistikpartner ankommt. Zum Abschluss teilt sie fünf Fragen, die sich Unternehmen vor der Planung ihrer Eventanreise stellen sollten.

Die JYSK-Jahresfeier 2026 auf einen Blick

Termin	Oktober 2026
Gäste	2.500 Mitarbeitende aus ganz Deutschland
Hotels	17, davon 14 mit Anbindung an das Shuttle
Fahrzeuge	rund 40
Ablauf	Abholung an den Hotels, Fahrt zur Location, nachts Rückfahrt auf mehreren Routen im Takt von etwa 30 Minuten
Buslogistik	Hanse Mondial

Über Frederike und ihre Arbeit als Eventmanagerin

1. Wie bist Du zur selbstständigen Eventmanagerin geworden, und was macht Deine Arbeit aus?

Frederike: Meine berufliche Laufbahn habe ich in einer Eventagentur begonnen, in der ich schon früh viel Verantwortung übernehmen durfte. In den zwei Jahren habe ich für ganz unterschiedliche Kunden Corporate Events geplant und umgesetzt, überwiegend in Deutschland, aber auch international, beispielsweise im Rahmen einer einmonatigen Journalistenreise durch Tschechien.

Anschließend war ich einige Monate in einem Großkonzern tätig und habe dort interne Veranstaltungen und große Messeauftritte organisiert. Dabei wurde mir schnell klar, wie wichtig mir kurze Entscheidungswege, Eigenverantwortung und Flexibilität sind. Der Wunsch nach Selbstständigkeit war schon länger da und mit einem durchdachten Businessplan und der gegenseitigen Ermutigung einer ehemaligen Kollegin habe ich schließlich den Schritt gewagt. Wir haben uns beide unabhängig voneinander selbstständig gemacht, arbeiten bei ausgewählten Projekten aber bis heute eng zusammen.

Heute ist meine Arbeit vor allem abwechslungsreich! Ich begleite Veranstaltungen von der ersten Idee bis zur Umsetzung vor Ort, berate meine Kunden, entwickle gemeinsam mit ihnen Konzepte und koordiniere die unterschiedlichsten Dienstleister und Gewerke. Dabei gehört genauso viel Organisation und Kommunikation am Schreibtisch dazu wie die Arbeit direkt vor Ort. Ich bin regelmäßig unterwegs, besuche Kunden, besichtige Locations und begleite Eventproduktionen an ganz unterschiedlichen Orten. Genau diese Mischung macht meinen Job für mich so besonders. Die Selbstständigkeit bringt natürlich auch Herausforderungen mit sich, bietet mir aber gleichzeitig unglaublich viel Freiheit und Gestaltungsspielraum.

2. Die JYSK-Jahresfeier: Was ist das für ein Event, und was ist Dein Part dabei?

Frederike: Einmal im Jahr, nach Abschluss des Geschäftsjahres im August, lädt JYSK alle Mitarbeitenden aus ganz Deutschland zu einer großen Jahresfeier ein. Gemeinsam wird auf das vergangene Geschäftsjahr zurückgeblickt und der Start ins neue gefeiert. Die Gäste erwartet ein abwechslungsreicher Abend mit Showprogramm, Entertainment, Catering und natürlich einer großen Party. Damit am Ende alles funktioniert, müssen viele verschiedene Gewerke gut zusammenarbeiten.

Gemeinsam mit meiner Kollegin übernehme ich die gesamte Projektleitung, von der ersten Konzeption über die Auswahl und Beauftragung der Dienstleister bis hin zur Umsetzung vor Ort. Wir arbeiten dabei sehr eng zusammen und sind beide in sämtliche Bereiche der Veranstaltung involviert. Unser Aufgabenfeld ist entsprechend vielseitig: von der Location, Technik, dem Branding und der Dekoration über das Catering bis hin zum Hotelmanagement für 2.500 Gäste und der Koordination der Shuttlelogistik.

Da die Mitarbeitenden aus ganz Deutschland anreisen, spielt die Organisation der Unterkünfte und Transfers eine große Rolle. In diesem Jahr waren unsere Gäste auf insgesamt 17 Hotels verteilt, von denen 14 durch den Shuttleservice von Hanse Mondial angebunden wurden. Die Busse bringen die Gäste zunächst von ihren Hotels zur Eventlocation und sorgen später am Abend für den Rücktransfer. Über einen Zeitraum von vier Stunden gibt es dafür auf verschiedenen Routen etwa alle 30 Minuten eine Abfahrt.

Foto: Frederike Kasten

Anreise bei 2.500 Gästen planen

3. Was ändert sich grundlegend, wenn ein Event statt 200 Gästen 2.500 hat?

Frederike: Vor allem die Sicherheit und die Organisation werden bei dieser Größenordnung deutlich anspruchsvoller. Bei 2.500 Gästen müssen viel mehr Abläufe aufeinander abgestimmt werden, wesentlich mehr Personal und Dienstleister sind im Einsatz und auch die logistischen Herausforderungen sind ganz andere. Allein die An- und Abreise von so vielen Menschen erfordert eine detaillierte Planung, damit alle Gäste sicher und möglichst reibungslos zur Location und wieder zurückkommen.

Auch bei der Gestaltung des Events muss man in anderen Dimensionen denken. Was bei 200 Gästen problemlos funktioniert, lässt sich nicht unbedingt auf 2.500 Personen übertragen. Ein klassisches Drei-Gänge-Menü beispielsweise wäre in dieser Größenordnung gastronomisch und personell eine enorme Herausforderung. Gleichzeitig müssen Kosten und Nutzen noch genauer abgewogen werden. Hinzu kommt die Suche nach einer geeigneten Location, die ausreichend Platz und die nötige Infrastruktur für Programm, Show, Catering und Party bietet.

4. Ab wann sollte man bei der Planung die An- und Abreise mitdenken, und was passiert, wenn das zu spät geschieht?

Frederike: Die An- und Abreise sollte man ab Sekunde eins mitdenken. Bereits bei der Auswahl der Location achte ich darauf, wie gut diese für die Gäste erreichbar ist und welche Möglichkeiten es für die Anreise gibt. Im Idealfall ist die Location sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto oder einem organisierten Shuttle gut zu erreichen. Gerade bei Großveranstaltungen plane ich die Buslogistik deshalb frühzeitig und parallel zu anderen wichtigen Bereichen wie Catering und Technik.

Wird das Thema zu spät berücksichtigt, kann das schnell zu Herausforderungen führen. Im schlimmsten Fall können Gäste nicht teilnehmen, weil die Location schlecht erreichbar ist und ihnen keine passende Anreisemöglichkeit zur Verfügung steht. Hinzu kommen möglicherweise höhere Kosten und eingeschränkte Verfügbarkeiten bei den Busunternehmen, insbesondere bei kurzfristigen Anfragen. Je früher man alle Beteiligten in die Planung einbezieht, desto besser lassen sich die Abläufe koordinieren und unnötige Kosten vermeiden.

5. Wie hast Du die Zusammenarbeit bei der Buslogistik erlebt? Gab es eine Situation, in der ein verlässlicher Transferpartner den Unterschied gemacht hat?

Frederike: Hanse Mondial kenne ich bereits aus meiner Zeit in der Eventagentur, auch wenn ich damals selbst noch nicht so eng in die Buslogistik eingebunden war. Heute schätze ich besonders die unkomplizierte, transparente und partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Offene Kommunikation und Verlässlichkeit sind für mich bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern besonders wichtig, und genau das finde ich bei Euch wieder.

Mein Anspruch an einen guten Logistikpartner ist, dass ich diesen Bereich mit einem guten Gefühl in erfahrene Hände geben kann. Natürlich stimmen wir im Vorfeld alle Abläufe und Details gemeinsam ab. Aber gerade am Veranstaltungstag muss ich mich darauf verlassen können, dass die vereinbarten Prozesse funktionieren, ohne dass ich mich selbst ständig darum kümmern muss. Schließlich laufen bei einer Großveranstaltung unzählige Dinge gleichzeitig zusammen.

Besonders deutlich wird das bei der JYSK-Jahresfeier während der nächtlichen Rücktransfers. Wenn nach der Party viele Gäste gleichzeitig zurück in ihre Hotels möchten, ist eine gute Koordination entscheidend. Die Gäste verteilen sich auf unterschiedliche Shuttlelinien, die Busse fahren in regelmäßigen Abständen und gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass alle gut zurückkommen. Genau hier zeigt sich für mich der Wert eines zuverlässigen Partners wie Hanse Mondial. Ich kann mich darauf verlassen, dass die Abläufe vor Ort koordiniert werden und auch bei hohem Gästeaufkommen alles im Blick bleibt. Das nimmt mir als Projektleiterin viel Arbeit ab und gibt mir die Möglichkeit, mich um andere Bereiche der Veranstaltung zu kümmern.

Foto: Frederike Kasten

Checkliste für die Anreise zum Mitarbeiterevent

6. Welche Fragen sollte sich ein Unternehmen stellen, bevor es die Anreise zu einem großen Mitarbeiterevent plant?

Frederike: Eine gut organisierte An- und Abreise ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Damit am Ende alles möglichst reibungslos funktioniert, sollten sich Unternehmen bereits zu Beginn der Planung fünf zentrale Fragen stellen:

1. Wie viele Gäste müssen transportiert werden und zu welchen Zeiten? Reisen alle gleichzeitig an oder sind unterschiedliche An- und Abreisezeiten sinnvoll?
2. Wie gut ist die Eventlocation erreichbar? Gibt es ausreichend Parkmöglichkeiten und eine gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel oder ist ein organisierter Shuttleservice die bessere Lösung?
3. Woher reisen die Mitarbeitenden an? Kommen sie aus einer Region, von verschiedenen Unternehmensstandorten oder aus ganz Deutschland? Und wie lassen sich die unterschiedlichen Anreisewege am besten koordinieren?
4. Wie ist die Rückreise nach der Veranstaltung organisiert? Gerade bei Abendveranstaltungen sollte frühzeitig geklärt werden, wie alle Gäste sicher zurück in ihre Hotels oder nach Hause kommen und in welchen Abständen Shuttlebusse eingesetzt werden sollten.
5. Welche Kosten entstehen und wie nachhaltig ist die Anreise? Wie wirtschaftlich ist ein gemeinsamer Bustransfer im Vergleich zur individuellen Anreise und welches Potenzial gibt es, den CO₂-Ausstoß zu reduzieren?

Meine Erfahrung zeigt, dass sich ein gemeinsamer Bustransfer gerade bei größeren Veranstaltungen sowohl wirtschaftlich als auch aus Nachhaltigkeitssicht lohnen kann. Gleichzeitig bietet er den Gästen einen großen Komfort: Sie müssen sich weder um Parkplätze noch um den Rückweg nach einer langen Feier Gedanken machen.

Mehr Tipps für die Planung findest Du in unserer Checkliste für Event-Shuttles.

Wohin sich Firmenevents entwickeln

7. Welche Entwicklungen siehst Du bei Firmenevents, etwa bei Nachhaltigkeit, Budget oder neuen Formaten?

Frederike: Das Thema Nachhaltigkeit beschäftigt mich schon seit meinem Studium, in dem ich auch meine Masterarbeit über Green Events geschrieben habe. Ich bin überzeugt, dass nachhaltige Veranstaltungskonzepte in Zukunft eine immer größere Rolle spielen werden. Gleichzeitig muss man realistisch bleiben: Nicht jede nachhaltigere Lösung lässt sich ohne Weiteres umsetzen, insbesondere wenn Budgets begrenzt sind.

Gerade im Bereich Mobilität sehe ich großes Potenzial. Oft kann man schon mit einer guten Anreiseplanung, gemeinsamen Transfers oder öffentlichen Verkehrsmitteln einiges bewirken. Natürlich hängt das immer von der jeweiligen Veranstaltung und ihren Rahmenbedingungen ab.

Eine der größten Herausforderungen wird meiner Meinung nach sein, den steigenden Ansprüchen an Nachhaltigkeit und Veranstaltungsqualität gerecht zu werden, während die Budgets vieler Unternehmen nicht im gleichen Maße wachsen. Deshalb muss man bei der Planung manchmal einfach kreativer werden und genau schauen, wo sich Ressourcen sinnvoll einsetzen lassen.

Was die Zukunft von Firmenevents insgesamt angeht, bin ich mir aber sicher: Live-Events werden weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Menschen persönlich zusammenzubringen und gemeinsam etwas zu erleben, kann meiner Meinung nach kein digitales Format vollständig ersetzen. Und genau das macht Veranstaltungen für mich so wertvoll.

Liebe Frederike, herzlichen Dank für das Interview und die gute Zusammenarbeit bei der JYSK-Jahresfeier. Wir freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Projekte.

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